Les prérequis pour procéder à une stratégie de financement

 

Quels sont les prérequis pour procéder à une stratégie de financement ?

  • Avant d’entreprendre une stratégie de financement, l’organisation doit avoir une bonne santé financière. Il est ainsi plus facile de réfléchir quand on n’est pas en manque de financement ou dans l’urgence d’en trouver.
  • Aussi, la motivation et la mobilisation du conseil d’administration à entreprendre une démarche visant le financement doivent être présentes.
  • Finalement, l’organisme devrait déjà avoir élaboré une planification stratégique.

Pourquoi est-il préférable d’avoir une planification stratégique avant de faire une stratégie de financement ? L’analogie avec une liste d’épicerie imagera bien l’importance de ce prérequis.

Imaginons que la stratégie de financement est une liste d’épicerie, celle qui garnira le garde-manger.

Cette liste d’épicerie doit être en lien avec le contenu actuel du garde-manger et les goûts de la famille.

Imaginons maintenant que le contenu du garde-manger est une planification stratégique, les intentions. Par exemple, pour faire des gâteaux, il devra avoir de la farine et du sucre dans le garde-manger.  Une vérification s’impose avant de faire la liste d’épicerie.

Ensuite, imaginons que les goûts de la petite famille sont la gouvernance. Il est indispensable de tenir compte d’eux au moment de préparer la liste d’épicerie.

La liste d’épicerie doit aussi correspondre à l’énergie à mettre pour cuisiner. La stratégie de financement devra aussi respecter la capacité à réaliser des projets.

Qu’arrive-t-il si l’épicerie est faite sans avoir préparé une liste d’épicerie ?

  • Les énergies déployées ne seront pas toutes profitables (comme acheter des produits déjà disponibles au garde-manger)
  • L’objectif ou le besoin sera oublié (comme le manque de certains produits pour réaliser les recettes souhaitées)
  • Les coûts en énergie et en argent seront plus élevés parce qu’il sera probablement plus facile de se laisser tenter par plusieurs d’options. Elles ne répondront pas aux besoins et le portefeuille en souffrira.

La meilleure stratégie de financement est celle qui tient compte de la planification stratégique, de la gouvernance et de la capacité à réaliser des moyens de financement.

Réflexion :

Le raisonnement stratégique est parfois plus complexe, mais il permet :

  • D’ÉTABLIR des objectifs réalistes
  • DE TENIR compte de la disponibilité des ressources
  • DE FAVORISER les chances de réussite !

Pouvons-nous nous le permettre ?

BE a eu le privilège de développer, avec la généreuse contribution de bénévoles experts, des outils pour identifier des stratégies de financement.
Une démarche globale qui permet de faire des bilans, de constater les bons et les moins bons coups, mais surtout d’identifier les actions pour pérenniser et diversifier ces sources de financement.

Vous voulez réfléchir à votre financement, vous avez des projets de changement ou de développement, vous voulez pérenniser vos acquis et identifier d’autres sources de financement ?
Réaliser une réflexion sur vos stratégies de financement est une solution.

Communiquez avec votre coordonnatrice et faites équipe avec un bénévole expert pour explorer, développer et identifier des solutions et des actions porteuses.

Nous tenons à remercier le Secrétariat à l’action communautaire autonome et aux initiatives sociales (SACAIS) pour son soutien dans cette démarche riche et porteuse pour toutes les organisations.

Texte et analogie de Renée Ouellet, bénévole experte et participante à la création de la démarche.

Comptabilité : Ce qu’il faut savoir pour fermer son année financière !

La comptabilité, pour l’apprécier, il faut la comprendre, mais surtout prendre le temps de l’apprivoiser.  Rigueur, logique et constance sont des mots que nos bénévoles experts en comptabilité nous rappellent souvent.

Prologue de Johanne Beauvilliers, directrice générale de la Fondation Dufresne-Gauthier

Une année de grand changement, d’apprentissage et d’incertitude se termine, mais rien n’efface vos obligations comptables. Au contraire, particulièrement cette année, il est essentiel de bien faire comprendre (aux partenaires, aux bailleurs de fonds) votre situation financière, les transformations et l’évolution de vos projets qui étaient en cours avant et pendant les grands bouleversements que la pandémie a créés.

Des chiffres bien expliqués orientent une perception positive de la gestion financière de votre organisme. Mettez-vous dans la peau de celui qui tente de les comprendre.

Avez-vous pensé d’ajouter à vos états financiers une lettre qui permet de compléter et interpréter les chiffres que contiennent vos états financiers ? À la Fondation, nous avons préparé un bref document qui propose les éléments à expliquer dans une lettre de ce type. Nous vous la partageons, peut-être saura-t-elle vous inspirer !

Notre fin d’année arrive à grands pas, sommes-nous prêts, nos tableaux sont-ils à jour ? L’anxiété se pointe !? Vous êtes plusieurs à vous poser des questions.

Nancy Grégoire, bénévole experte en comptabilité, partage ces idées et ces conseils.

Comment être prêt pour la fin d’une année financière ?

Malheureusement, n’attendez pas la fin d’année pour préparer votre dossier de fin d’année. Il est possible de se préparer tout au long de l’année. Vous gagnerez toujours à mettre en place des processus routiniers et à fixer des objectifs de réalisation des travaux à accomplir.

Pistes d’actions :

  • Adopter un bon plan comptable, être bien structuré dans la comptabilité.
  • Ordonner et classer les documents.
  • Mettre à jour les données, les saisir régulièrement autant dans le logiciel comptable que dans les fichiers Excel de suivi.
  • Équilibrer les recettes et les dépenses et analyser mensuellement les comptes de bilan et de résultats. Action idéale pour détecter les anomalies et les régler au fur et à mesure.
  • Utiliser les fichiers Excel permet de recueillir, concilier et valider des données ainsi que de rédiger des commentaires pertinents.
  • S’assurer de comptabiliser les revenus et les dépenses dans les bons comptes de grand livre.
  • Effectuer mensuellement la conciliation bancaire et régler les vieux éléments au fur et à mesure.
  • Produire mensuellement les États financiers, en discuter et y apporter les ajustements nécessaires.
  • Être en conformité avec les approbations, contrôles internes, obligations fiscales (retenues à la source, taxes, production des R1, T4 et CNESST, autres redditions de comptes).
  • Effectuer des copies de sécurité pour ne pas perdre des données
  • Améliorer les méthodologies de travail pour mieux fonctionner.
  • Rassembler au fur et à mesure les documents de fin d’année dans un dossier spécifique.

Quoi faire avec les surplus qui excèdent 25 % des dépenses annuelles ?

Si vous avez des surplus, il s’agit d’une belle occasion pour réfléchir à des projets qui pourront permettre à l’organisme de s’améliorer ou de pérenniser ses services.

Soumettre des projets et en discuter avec le CA pourrait permettre de prévoir des sommes à y engager, et à cette fin, réserver ou affecter une partie des surplus.

  • Exemples de projet :
    • Créer un fond d’urgence pour l’avenir incertain en justifiant la situation vécue pendant la pandémie.
    • Remplacer ou faire une mise à niveau du réseau informatique ou les équipements informatiques afin de pouvoir offrir à l’équipe des outils efficaces et un système plus sécurisé.
    • Développer des outils de travail et offrir des formations adéquates à l’équipe pour s’approprier ces nouveaux outils.
    • Changer le système comptable pour un système mieux adapté à vos besoins afin d’obtenir des informations financières plus structurées.
    • Réviser les conditions de travail et voir à faire un plan pour l’équité salariale ou mettre en place un REER collectif.
    • Faire un plan stratégique ou un plan de gestion des risques.

Quelles sont les subventions à recevoir ou à reporter ?

La comptabilisation des subventions cause souvent des maux de tête. Pour cause, car l’enjeu n’est-il pas de veiller à bien gérer ces fonds si précieux. Alors, faut-il les comptabiliser au moment de l’encaissement, les répartir mensuellement ou les inscrire selon les dépenses engagées ?

En fait, étaler les subventions dans le temps permet de constater les excédents ou déficits graduellement, et de constater les excédents ou dépassements de vos projets. Aussi, se fixer des règles de comptabilisation des subventions permet de prendre une position sur la méthode de comptabilisation.

La répartition est une méthode qui demande un mécanisme de suivi, car elle générera des montants à recevoir ou à reporter ainsi que des revenus qui seront inscrits soit sur toute l’année financière ou au même rythme que la comptabilisation des dépenses. Étaler les subventions requiert une bonne méthodologie et une structure en plus d’un suivi rigoureux.

Types de subventions :

  • Subventions qui couvrent les charges de fonctionnement
  • Subventions qui couvrent des projets ou activités spécifiques
  • Subventions qui compensent l’insuffisance de certaines activités qui ne peuvent pas s’autofinancer
  • Dons, contributions du public, activités-bénéfice, autres

Vous n’êtes pas seuls ! Faites baisser votre anxiété quant à votre comptabilité en communiquant avec votre coordonnatrice et en définissant votre besoin. Ensemble, vous conviendrez des moyens et des ressources pour vous accompagner dans la mise en place de bonnes pratiques en comptabilité.

Faire équipe avec votre coordonnatrice est gagnant pour vous et pour votre organisme.

Bonne préparation de fin d’année financière 2020-2021

En amour… avec le bénévolat de compétences

Nicolas LemayIls sont en amour…

En effet, Nicolas et Marie-Eve ont craqué l’un pour l’autre, mais ils sont aussi tombés en amour avec le bénévolat de compétences. Partageant la valeur d’entraide et désirant tous deux faire une différence dans leur communauté, ils se sont engagés, ils ont décidé de marier leur désir d’aider et leur expertise au plus grand bonheur des OBNL.

Nicolas et Marie-Eve retrouvent les mêmes avantages à s’impliquer auprès des organismes par le bénévolat de compétences. Personnellement et professionnellement, ce partage d’expertise est pour eux valorisant et enrichissant.

« Il y a des situations auxquelles nous ne faisons pas face. De collaborer avec ces gens de cœur qui travaillent extrêmement fort pour leur organisme est une très grande motivation. Ça permet d’en apprendre davantage sur la réalité des autres. Les rencontres sont enrichissantes et me font grandir », affirme Marie-Eve, le cœur rempli de gratitude.

« En côtoyant différents organismes, nous sommes encore plus sensibles à leur situation et à leurs causes. De plus, l’accompagnement de gens dévoués pour leur cause nous permet d’avoir un nouveau regard sur notre travail et sur notre contribution dans la société », renchérit Nicolas.

S’impliquer à BE est un enrichissement mutuel. Le bénévole expert gagne autant que le gestionnaire ou l’administrateur accompagné. Pour Marie-Eve, les mandats sont des expériences professionnelles supplémentaires et différentes. Ils lui permettent de développer son écoute, car ce sont toujours de nouveaux contextes. Elle doit s’adapter à différents auditoires.

Nicolas a quant à lui un sentiment du devoir accompli lorsqu’à la fin d’un mandat, il constate que l’organisme a acquis plus d’autonomie grâce à son accompagnement. Son expertise est très utile pour les organismes communautaires.

Le bénévolat dans la vie des tourtereaux

Être bénévole experte est la première expérience de bénévolat pour Marie-Eve. Ce fut le coup de foudre ! Elle a toujours voulu s’impliquer, mais ne passait jamais à l’action. Elle attendait le bon bénévolat pour elle ! Son amie Dominique, aussi bénévole experte, lui a parlé de son implication, et ce fut le déclic ! L’idée de partager son expertise, de rencontrer diverses personnes dévouées à leurs organismes et être en contact avec différents organismes l’allumait beaucoup.

Nicolas a été initié au bénévolat il y a de ça plusieurs années par son père. Il a vécu plusieurs belles expériences de bénévolat depuis cette première fois où avec lui, il a enfilé un costume de mascotte pour le Noël des enfants. À la fin de ses études, il cherchait une nouvelle cause pour laquelle pourrait s’impliquer. C’est à ce moment que Marie-Ève lui a parlé de BE.

Faire tous les deux du bénévolat de compétences est motivant. Ils affirment se partager leurs expériences, se consulter pour avoir l’opinion de l’autre, s’encouragent.

Qui sont-ils ?

Marie-Eve détient un baccalauréat en administration des affaires et un MBA en marketing. Au cours de sa carrière, elle a eu la chance de travailler pour différentes entreprises dans le domaine des services financiers. Ses expériences lui ont permis de toucher à différents aspects du marketing et des communications que ce soit la mise en place de compagnes publicitaires, le développement de stratégies de communications internes, la gestion d’événements, le développement de produits, sans oublier tout ce qui touche le marketing numérique.

Nicolas est détenteur d’un EMBA et d’un MBA en analytique d’affaires. Depuis son arrivée sur le marché du travail en 2007, il a évolué à travers différents postes dans le monde des technologies de l’information pour des entreprises dans le domaine financier. Il est passionné par les technologies et le monde des affaires.

Tellement unis, Nicolas et Marie-Eve travaillent chez iA Groupe Financier. Marie-Eve à titre de conseillère stratégique en marketing numérique et Nicolas comme directeur adjoint, Intelligence d’affaires depuis 2014.

Longue vie à Nicolas et Marie-Eve… chez BE !

Même après 4 et 5 ans de bénévolat chez BE et quelque 15 mandats réalisés, ils ont toujours la flamme !

Et vous, est-ce que cette histoire d’amour vous a démontré que de s’unir au bénévolat de compétences peut être tout simplement beau ?

 

La base de tout…

Mission, Vision, Valeurs : éléments centraux de la planification stratégique

Lorsqu’un organisme entreprend une démarche de planification stratégique, la première étape est évidemment de s’attarder à trois éléments centraux : la Mission, la Vision et les Valeurs. Pourquoi est-ce si important ? Et comment s’y prendre ?

D’entrée de jeu, la démarche de planification stratégique ne devrait jamais être l’œuvre d’une seule personne. La mise en place d’un comité de travail est essentielle pour assurer le succès de la démarche. Ce comité jouera le rôle suivant :

  • identifier les informations nécessaires pour alimenter la réflexion;
  • amorcer le travail de réflexion et de rédaction;
  • identifier les zones, la portée et les moments de consultation à réaliser auprès des employés, bénévoles et partenaires;
  • établir un calendrier de travail.

La planification stratégique sera le fondement de la prise de décision quant au développement de l’organisme, ses stratégies de communication et de financement.

Mission

La première discussion du comité portera sur la définition de la Mission. Il s’agira alors d’énoncer la raison d’être de l’organisme, ce qu’il vise, ses intentions et ainsi clarifier ses principaux champs d’action.

L’énoncé devrait répondre aux questions suivantes :

  • ce qui vous distingue (Qui êtes-vous ?);
  • les caractéristiques de votre clientèle-cible (Pour qui ?);
  • les problèmes soulevés par vos clients et que vous tentez de résoudre (Offre de produits et services).

Cet énoncé de Mission est particulièrement important puisqu’il sera votre premier élément de communication auprès de l’ensemble des personnes qui collaborent avec l’organisme (le CA, les employés, les bénévoles, les partenaires et la clientèle). La définition ou la révision de la Mission permettra de :

  • bien cibler ou recentrer les actions à mettre en place et les stratégies de développement;
  • aider le CA et l’équipe de direction à prendre les décisions;
  • devenir une source de mobilisation pour tous les acteurs au sein de l’organisme.

Une fois que la Mission de l’organisme est déterminée, il faudra la communiquer et la revisiter de temps en temps. Il arrive quelques fois que dans le feu de l’action et pour différentes raisons (opportunité financière, disponibilité de subventions, besoins de la clientèle, etc.), les organismes mettent en places des services et après coup, réalisent que leurs actions les ont éloignés de leur mission première, ou encore que leur Mission devrait inclure de nouveaux éléments. Revoir annuellement la mission évitera ces écarts.

Vision

Une fois la Mission établie, il importe de se projeter dans l’avenir et tabler sur les aspirations de l’organisme.  Bien différents de la détermination des buts et objectifs, la Vision, c’est la représentation de ce que l’on souhaite être ou devenir pour les trois ou cinq prochaines années.

La Vision doit être :

  • brève, claire, inspirante et ambitieuse mais réaliste (Devenir chef de fils, Être les leaders de notre champs d’expertises, Être la référence, etc.);
  • partagée et discutée avec l’ensemble des employés, bénévoles, et acteurs au sein de l’organisme.

Définir sa vision c’est : s’efforcer de voir, à travers ce que l’on fait, pourquoi on le fait et où l’on veut que cela nous mène : … on attend la perception d’un sens et la communication d’une direction suffisamment désirable pour que tous aient envie de s’y engager. [i]

Lorsque le CA et les dirigeants évaluerons les résultats obtenus ils pourront éventuellement regarder si la vision a pu se concrétiser.

Valeurs

Les Valeurs quant à elles, sont un ensemble de croyances partagées qui décrivent les comportements essentiels à la réalisation de la Mission et de la Vision de l’organisme. Les Valeurs sont plus que des mots, elles doivent se vivre quotidiennement, par tous.

Donc, définir les Valeurs doit servir à :

  • rallier les différents acteurs vers un but commun;
  • mieux orienter les objectifs;
  • prendre position lors de décisions stratégiques;
  • faciliter l’intégration du personnel, et;
  • renforcir le sentiment d’appartenance.

Pour déterminer les Valeurs de l’organisation, il est préférable de choisir des mots inspirants et simples. Vous devez vivre ces Valeurs au quotidien. La définition et la diffusion des Valeurs serviront de point d’ancrage pour tous les acteurs.

Cette étape est en quelque sorte un engagement de tous envers les clients et partenaires. En toutes circonstances, cet énoncé pourra permettre à tous de se rallier dans la façon d’exercer son rôle au sein ou envers l’organisme. Les Valeurs devraient être le reflet des actions de tous, peu importe le rôle joué au sein ou auprès de l’organisme. Elles devraient également être abordées lors de la sélection de personnel, de bénévoles et de membres de CA.

En conclusion, la planification stratégique est un outil important pour préparer l’avenir et aborder les changements dans l’environnement des organismes. Il devient certainement plus facile de prévoir les stratégies de développement, de financement et de communication quand la Mission, la Vision et les Valeurs de l’organisme sont clairement établies. Ce trio constitue le point de départ pour une organisation et son avenir.

Si vous désirez entreprendre une démarche de planification stratégique, Bénévoles d’Expertise saura analyser votre situation et assigner un bénévole expert.

Autre blogue et guide sur la planification stratégique.

Texte rédigé par Marie-Claude Alain, bénévole experte en planification stratégique, en gouvernance et en ressources humaines.

 

[i] Vincent Lenhardt, une vision ou des visions en enjeu majeur dans la complexité

 

Marie-Claude Alain, bénévole experte engagée 2020

Le Prix bénévole expert engagé est attribué cette année à Marie-Claude Alain.

Retraitée du réseau de la santé et des services sociaux, Mme Alain compte plus de 35 ans d’expérience et agit à titre de bénévole experte en planification stratégique, gouvernance et ressources humaines depuis 2016. Elle a :

  • réalisé 14 mandats,
  • écrit un blogue sur la planification stratégique,
  • été présentatrice à deux reprises lors d’une activité destinée à faire connaître BE à des organismes non membres,
  • témoigné en compagnie d’un organisme de son expérience de bénévole experte,
  • bonifié le contenu et animé la rencontre sous le thème de la mobilisation dans le cadre du projet de L’ABC d’une stratégie de financement viable,
  • participé à la création d’un dépliant destiné aux organismes sous le thème de la planification stratégique,
  • développé, tout récemment, un outil de référence sous le même thème.

Elle aime toujours relever de nouveaux défis. Riche de ses expériences diversifiées en gestion, elle désirait exploiter ses forces, partager ses connaissances et continuer à apprendre. « Bénévoles d’Expertise lui a offert cette possibilité de poursuivre son évolution personnelle tout en contribuant activement socialement. Nous sommes ravis et honorés qu’elle ait choisi BE », a exprimé Mme Nancy St-Pierre, directrice générale de Bénévoles d’Expertise.

Son implication à BE lui apporte une satisfaction personnelle en participant à différentes causes. « À chaque occasion, je découvre et acquiers de nouvelles connaissances. Je suis heureuse de constater que ma contribution a servi à faire avancer les choses et que les efforts de chacun sont utiles et favorisent le développement de l’organisme », a mentionné Mme Alain.

Marie-Claude est une femme d’exception. Femme inspirante par ses grandes qualités personnelles et professionnelles.

Mme Alain s’assure que tout se réalise dans le plaisir et avec collaboration. L’énergie de Marie-Claude Alain pousse les gens vers l’avant ! Tous apprécient son énergie contagieuse, son sourire et sa bonne humeur, son ouverture et sa vision d’ensemble, son écoute attentive, sa capacité à aller chercher le besoin derrière, sa compassion, sa délicatesse, sa générosité et sa créativité.

À la suite de ses divers mandats, les organismes affirment :

  • qu’elle est respectueuse,
  • qu’elle répond rapidement aux questions,
  • qu’elle permet que les résultats soient aux couleurs de l’organisme,
  • qu’elle aide à augmenter la confiance en soi et à développer un sentiment de bien-être dans le rôle à jouer en tant que direction,
  • qu’elle fait un travail complet,
  • qu’elle supervise comme une pro,
  • qu’elle est un excellent guide…

« Son soutien dans la réorganisation des ressources humaines de notre organisme nous a permis de poser les bons gestes auprès des bonnes personnes. Depuis l’organisme va beaucoup mieux. Un merci sincère pour sa collaboration, sa présence chaleureuse et son expertise. Même si la situation était difficile, ce fut un plaisir de travailler avec elle. »

– Témoignage d’un organisme accompagné

En plus de son engagement concret sur le terrain auprès des organismes, Marie-Claude contribue activement au développement du sentiment d’appartenance à Bénévoles d’Expertise en faisant bénéficier BE de sa présence et de ses échanges lors d’activités à caractère plus social comme la Journée internationale des bénévoles, les rencontres entre bénévoles experts ou l’Assemblée générale annuelle.

Québec et la Suisse romande unies par le bénévolat de compétences

bénévolat de compétences à québec et en suisse

Le bénévolat de compétences est offert et pratiqué à Québec et en Suisse. Bénévoles d’Expertise (BE) et Fondation Compétences Bénévoles partagent la même mission d’accompagner les associations par le transfert de connaissances et de bonnes pratiques de la part de professionnels bénévoles.

Dans le cadre de la Journée internationale des bénévoles, BE et Compétences Bénévoles ont voulu créer des liens, éliminer les distances et les frontières en permettant à leurs bénévoles de se rencontrer, de partager et d’échanger sur leur rôle de bénévole expert.

Quatre belles rencontres virtuelles ont eu lieu et ont laissé place à des témoignages touchants, évocateurs et très semblables.

Catherine Bernier, conseillère en communication

catherine bernierConseillère en communication, Catherine cumule une dizaine d’année d’expérience dans plusieurs organisations à but non lucratif de Québec et en France.

Catherine est bénévole experte depuis 6 ans et a réalisé autant de mandats. Elle aime partager ses connaissances et apprendre à connaître la réalité des organismes avec lesquels elle est jumelée.

Elle est fière de pouvoir contribuer à sa façon au bien-être des gens de sa ville et s’implique dans plusieurs organisations. Elle aime aussi voyager, découvrir le monde et de nouvelles façons de vivre.

« En tant que bénévole expert, on apprend aux organisations à pêcher. Lorsqu’on commence un mandat, il faut s’adapter à où elles sont rendues en matière de communication, poser les bonnes questions et leur montrer les bonnes techniques pour se développer. »

Leyla Caragnano, conseillère en communication

Leyla CaragnanoConseillère indépendante en communication, Leyla possède un riche parcours professionnel appuyé par plusieurs formations. Elle a travaillé dans de grandes agences de communication, dans des entreprises privées ainsi pour l’administration publique.

Leyla a accompagné une association depuis qu’elle fait partie du réseau de Compétences Bénévoles.

Elle aime découvrir, préparer de nouvelles recettes de cuisine et surtout les déguster avec des amis.

« Le bénévolat de compétences, c’est mettre à disposition un bagage d’outils, des mécanismes à ancrer dans une méthodologie pour que l’organisation accompagnée puisse ensuite évoluer par elle-même ».

Gregory Chollet, head of marketing

Gregory CholletTitulaire d’un master en Sciences économiques et d’un MBA, Gregory a un parcours varié : fondateur de plusieurs entreprises, dont celle qui l’emploie actuellement, il a été producteur, graphiste et photographe. Gregory est spécialiste en marketing, change management, business strategy.

Il a accompagné deux associations pour Compétences Bénévoles.

Grand sportif, il a déjà participé à 2 éditions du marathon de New York et de nombreuses courses en montagne, lieu qu’il affectionne particulièrement.

« Le bénévolat de compétences revient à accompagner un organisme sans prendre sa place ; c’est l’aider à devenir autonome par l’apprentissage de nouvelles compétences. Et c’est aussi profiter d’un rapport particulier basé sur une proximité, voire même une complicité ».

Marianne Kugler, professeure retraitée en communication

marianne kuglerBelge d’origine et dans sa première vie professionnelle, Marianne a pratiqué et enseigné les relations publiques et la communication scientifique au niveau universitaire pendant plus de 30 ans.

Après de nombreuses années comme autodidacte, elle a obtenu, en mai 2016, un baccalauréat en arts visuels et médiatiques de l’Université Laval. Sa vie d’artiste a pris son envol. Elle écrit des livres pour enfants et des recueils professionnels. Aujourd’hui, c’est dans l’écriture poétique qu’elle se sent à l’aise, particulièrement celle des haïkus.

Marianne a réalisé 6 mandats et a présenté les grandes lignes de l’élaboration d’un plan de communication dans un blogue et auprès d’OBNL non membres de BE.

Pour préserver l’équilibre, elle joue au tennis et marche. Elle est prête à partir en randonnée n’importe quand et n’importe où… ou presque.

« Le rôle d’un bénévole expert est d’aider une organisation à avancer vers un but défini tout en restant prudent dans sa progression comme le ferait un équipage sur un voilier. De plus, chaque personne a un rôle bien précis, il faut aussi savoir s’adapter de manière permanente pour progresser et enfin garder le plaisir intact tout comme la satisfaction d’arriver au but. »

Francine Laurin, conseillère, Bureau du Président, de la Coopération et du Soutien aux administrateurs

francine laurinSpécialiste du développement des talents, Francine se distingue essentiellement par sa capacité à concrétiser les ambitions d’une organisation, en développant les compétences des administrateurs, gestionnaires et employés grâce à ses compétences en pédagogie et en coaching. Elle possède un baccalauréat en marketing, une maîtrise et un doctorat en administration et a réalisé un stage postdoctoral en philosophie, dont la recherche portait, dans une perspective humaniste, sur l’apport des fondements philosophiques à la gestion.

Francine est une femme impliquée et passionnée qui a de grandes motivations à redonner à sa communauté. Elle a réalisé pas moins de 28 mandats en planification stratégique et en gouvernance depuis 6 ans chez Bénévoles d’Expertise.

« En tant que bénévoles experts, nous avons et utilisons plusieurs outils de travail. Notre rôle est d’accompagner les gestionnaires et les membres du CA à les utiliser efficacement. Aussi, à l’occasion, nous devons user de finesse, ciseler, quand la situation est délicate, la ligne de travail est fine. Il faut savoir quels outils seront les meilleurs et surtout, de quelles façons les adapter, pour bien les accompagner. »

Jean-Marc Moullet, directeur adjoint et directeur financier

Jean-Marc MoulletDiplômé en économie, gestionnaire de projet global avec 30 ans d’expertise approfondie en finance, comptabilité, gestion des risques, logistique et mise en place d’infrastructures, Jean-Marc a une solide expérience dans des pays multiculturels et multiethniques complexes (CICR). Depuis 2016, il est directeur adjoint de l’association Caritas Vaud.

Jean-Marc a exercé deux missions pour Compétences Bénévoles.

Pour lui, l’art culinaire est une passion. Il adore préparer de bons petits plats.

« Même si le bénévole est sollicité pour transmettre un savoir spécifique, de par ses années d’expérience professionnelle au sein d’environnements variés, il apporte un ensemble de compétences qui sont toutes interdépendantes et nécessaires à la réussite de tout projet ».

Élisabeth Petit, directrice principale – Partenariat d’affaires et acquisition de talents

elisabeth petitGestionnaire depuis plus 15 ans, Élisabeth se démarque par sa gestion stratégique des ressources humaines, le développement de politiques novatrices, des résultats en amélioration de la qualité et du climat de vie au travail, son leadership participatif et sa coordination efficiente des équipes. Ses interventions visent à augmenter l’efficacité des entreprises et leur rentabilité à long terme.

Élisabeth s’est engagée dans l’équipe de bénévoles experts en septembre dernier. Elle a déjà réalisé un mandat pour Bénévoles d’Expertise.

Élisabeth adore jouer dehors. Elle est férue de randonnée pédestre en montagne et de course à pied.

« Emprunter les sentiers d’une montagne m’apporte une liberté d’être, de penser, d’agir, d’avancer. Être bénévole experte me rappelle cette liberté, car dans ce rôle je suis libre d’exprimer des facettes de mon professionnalisme, de mon travail que je ne peux faire habituellement. Je peux sortir de mon cadre, de ma zone de confort. »

Henri Rothen, cadre retraité de la fonction publique

Henri RothenHenri a occupé des postes de cadre dans le domaine de l’industrie, du parapublic, de l’administration publique, du monde associatif. Son approche a toujours consisté à reformer et à adapter les structures aux modifications de plus en plus rapides et profondes de l’environnement politique, économique et social. Actuellement retraité, il est chargé de cours dans le domaine du droit migratoire et il vient d’achever un mandat de plus de 8 ans en tant que président d’une association de patients.

Il a effectué une mission pour Compétences Bénévoles.

Passionné de musique classique, il court le monde pour assister à des concerts et à des opéras.

« Aider une association par le bénévolat de compétences, c’est comme se préparer pour une course de montagne : afin d’avoir les meilleures chances de réussite, tout projet nécessite une planification – même si le chemin sera rempli d’incertitudes – de bons outils et un travail d’équipe ».

 

Ce rapprochement entre bénévoles des deux pays met en lumière les nombreuses similitudes dans les approches du bénévolat de compétences. Malgré les distances, BE et Compétences  Bénévoles comptent poursuivre cette relation qui nous rend plus forts : en effet, c’est en s’appuyant sur nos points communs que nous pourrons encore mieux répondre aux besoins du secteur associatif en lui jumelant des bénévoles experts plus motivés que jamais.

On est toujours plus proche que ce qu’on croit !

Essouflé ? Normal ! Règle # 1 : Prendre soin de soi !

L’adrénaline, les arcs-en-ciel, le fameux slogan « Ça va bien aller »… on s’y appuyait au début. Ils nous ont permis d’affronter les défis de cette pandémie.

Dernièrement, les questionnements et les incertitudes étaient au rendez-vous. Nous transformons et devons trouver des solutions. Essouflé ? Normal !

Maintenant, c’est le moment de s’adapter, de prendre soin de soi et des autres… Oui, de soi et ensuite, des autres. Pas toujours facile, n’est-ce pas ?!

Une chose est sûre, il faut installer le changement et demeurer mobilisé et motivé à notre mission.
La première étape est de prendre soin de nous pour être des leaders plus forts et créatifs. Je prends soin de moi en deux volets :

  • je me donne du temps, du temps pour planifier, organiser mes idées et mes priorités. J’arrive tôt le matin, avant mon équipe, et je prépare ma journée.
  • je m’outille par des lectures motivantes et des échanges avec des personnes qui m’inspirent dans mon milieu.

À BE, j’ai la chance de rencontrer des gens engagés, généreux et bienveillants. Ma dernière rencontre (virtuelle bien sûr) fut avec Claudia Marcotte, D.Ps., psychologue. Lors d’un échange avec d’autres gestionnaires, elle a su nous inciter à ne pas s’oublier. Elle vous en parle ici bas dans un blogue rédigé pour vous !

Je vous partage aussi mes dernières découvertes qui me permet de passer à travers.

Nancy St-Pierre, directrice générale


Prendre soin de soi comme personne

Comme gestionnaire, vous êtes souvent les premiers à prendre en considération les besoins des autres avant les vôtres. N’oubliez pas que le premier levier, c’est vous. Il importe alors de vous rappeler ce que vous faites et pourquoi vous le faites, de même que de modérer vos attentes. Soyez indulgent envers vous, comme vous l’êtes avec vos équipes.

Prenez aussi soin de vous comme personne en respectant vos besoins et votre niveau énergie. N’hésitez pas à communiquer votre état avec vos proches ou un professionnel de même qu’à faire de la place au rire, à l’activité physique ou à toute autre moment qui vous permet de vous ressourcer.

Et surtout, n’oubliez pas que de travailler en misant sur ses forces naturelles nécessite moins d’énergie que de tenter de pallier ses zones de développement. Alors miser sur ces talents pour favoriser un meilleur équilibre.

Il en va de votre responsabilité de prendre soin de vous comme personne, et, par ricochet, d’identifier les meilleurs moyens pour exercer le style de leadership que vous souhaitez offrir en ce temps d’exception.

Prendre soin de soi comme gestionnaire

Le contexte actuel présente plusieurs ingrédients universellement reconnus comme des agents stresseurs. Ne pensons qu’à la perception de la perte de contrôle et à l’imprévisibilité des événements qui suscitent une quantité importante de ressources chez chacun de nous, qu’il s’agisse de notre énergie ou de notre capacité d’adaptation notamment.

Mais comment aborder cette situation avec une vision engagée et mobilisante ?

Maintenir la communication : assurez-vous de communiquer avec vos équipes de façon continue, claire et adaptée à leurs besoins (fréquence, moyens de communication, etc.). Prenez toutefois soin de ne pas les surcharger d’informations!

Briser l’isolement : dotez-vous de mécanismes concrets pour favoriser le partage. Des cellules de soutien, marrain/parrain entre employés, 5 à 7 ou pause-café virtuelle; tous les moyens sont bons pour encourager les échanges. N’oubliez pas d’aller vers ceux qui ne viendraient pas naturellement vers vous! Aussi, le fait de combiner un employé plus optimiste et un autre plus réaliste vous permettra de favoriser le soutien intra-organisation.

Conserver temps et espace : placez-vous dans une posture d’ouverture et d’écoute (de vous-même, de vos équipes et de votre environnement). Ainsi, vous aurez la possibilité de réagir plus adéquatement aux changements, sans vous sentir assailli de tous les imprévus. N’hésitez pas à intégrer des moments clés pour valider l’état de vos équipes, par exemple, en ajoutant un point de partage de l’état émotionnel (ex. Comment j’arrive aujourd’hui?) en début de réunion et en discutant des outils à déployer pour améliorer sa situation. En rendant le tout visible et connu, vous, tout comme l’équipe, serez plus aptes à accompagner et à prendre soin les uns des autres.

Reconnaître et mobiliser : tentez de sortir du cadre du contexte. Pour ce faire, vous pouvez optez pour un soirée reconnaissance, un moment loufoque entre collègues ou toute autre petite attention permettant de se connecter et de reconnaître la personnalité de chacun. N’hésitez pas à morceler vos planifications en objectifs à plus court terme afin d’en célébrer l’atteinte et de demeurer agile dans le contexte.

Accompagner sans tout porter : prenez la part qui vous revient, mais uniquement celle qui vous revient. Vous n’avez pas à porter l’état de votre organisation. Pour ce faire, soyez un allié et n’hésitez pas à référer aux programmes de soutien disponibles (ex. LEO, PAE, professionnels de la santé, etc.)

Texte rédigé par Claudia Marcotte, D.Ps., psychologue

Bilan BE et COVID-19 : plus de 110 actions réalisées pour les OBNL

Au plus fort de la pandémie de la COVID-19, Bénévoles d’Expertise a réalisé plus de 110 actions.

La pandémie de la COVID-19 a affecté toutes les organisations du Québec dont les organismes à but non lucratif (OBNL) qui ont été lourdement impactés. C’est pourquoi, avec nos bénévoles experts, nous avons adapté nos services d’accompagnement en gestion et en gouvernance par le bénévolat de compétences. Nous étions prêts et disponibles pour informer, rassurer, écouter et référer les OBNL.

« Pour une question rapide, ventiler, réfléchir, sortir de l’isolement un instant, nous avons voulu répondre rapidement aux gestionnaires et aux administrateurs d’OBNL. Les principales questions portaient sur le report des assemblées générales annuelles, les aspects légaux reliés à l’utilisation d’une plateforme de visioconférence et la gestion des ressources humaines maintenant en télétravail, etc. », a spécifié Nancy St-Pierre, directrice générale de Bénévoles d’Expertise.

Depuis la fin du mois de mars dernier, BE ce fut plus de :

Les OBNL ont fait face à la musique. Ils ont, entre autres :

  • maintenu la majorité de leurs services malgré qu’ils ont vu leur nombre de bénévoles diminué en particulier dans la tranche d’âge des 70 ans et plus;
  • mis en place le télétravail tout en se munissant d’équipements informatiques et autres;
  • modifié plusieurs services offerts à la population, car les rencontres individuelles ou de groupe étaient interdites;
  • augmenté certains services en comptant sur une équipe réduite (exemple : paniers alimentaires);
  • perdu des sources de financement en annulant leurs activités bénéfices.

Ces temps-ci, le transfert de connaissances leur permet :

  • d’agir avec confiance et efficacité;
  • de reprendre les rennes, d’entrevoir de nouveaux repères, de réfléchir à l’avenir qui ne sera plus jamais pareil;
  • de revoir leurs services, leur fonctionnement, leur budget.

Quotidiennement, depuis 2012, BE et le bénévolat de compétences permettent aux OBNL, les moteurs de notre société, :

  • d’assurer la pérennité de leurs services;
  • d’accroître leur potentiel;
  • d’augmenter l’autonomie de gestion.

Témoignages

« Vous avez toujours été notre référence. Pendant la pandémie vous avez fait partie de notre équipe. Les différentes actions ont été aidantes, pertinentes, rassurantes, énergisantes et stimulantes. Merci ! »
– Sandrine Louchart, Les AmiEs de la Terre

« L’équipe de BE fut très disponible et professionnelle. Sa rapidité de réponse m’a enchanté considérant les courts délais que nous avions pour agir lors de la pandémie. BE est devenu un incontournable pour la gestion élargie de mon organisme. Un grand grand merci ! »
– Monique Maltais, Centre de parrainage civique de Québec

« BE a su offrir une diversité de services et collaborer avec les différents acteurs territoriaux. Écoute, disponibilité et agilité résument bien la qualité des efforts déployés par BE pendant la pandémie. »
– Érick Plourde, Corporation de développement communautaire de Lévis

« Rapidement, nos finances ont été bousculées et ont explosées. BE nous a guidé pour analyser les postes budgétaires. Il nous a fait prendre le recul nécessaire et nous avons rapidement repris confiance. »
– Marie-Eve Lachance, Association bénévole Côte-de-Beaupré

Bien connaître les rôles des administrateurs

Une organisation performante est généralement gouvernée par un conseil d’administration performant. Ses administrateurs sont éveillés et dynamiques. Cette vision empirique d’un CA qui joue bien son rôle mérite qu’on en sache davantage sur ses éléments moteurs.

On peut avoir des prédispositions naturelles pour devenir administrateur et cette fonction est à la portée de beaucoup de gens. La bonne volonté cependant ne suffit pas. On doit avoir un minimum de connaissances et savoir comment agir pour mettre en place les conditions gagnantes de la réussite. La préparation par l’acquisition de connaissances réduit la « friction » et augmente la satisfaction d’une implication productive et harmonieuse.

Ce besoin de formation peut être constaté lorsque :

  • La durée des réunions du conseil est trop longue
  • Certains membres du CA ne s’expriment que rarement
  • On met beaucoup trop de temps à prendre des décisions
  • On comprend mal ou on ignore la portée des règlements généraux
  • On se fie beaucoup trop aux initiatives du DG
  • On porte trop d’attention aux moyens plutôt qu’aux résultats
  • On ignore les devoirs d’administrateurs prescrits par la loi
  • La gouvernance n’est pas basée sur des politiques utiles et bien comprises

La bonne compréhension du rôle de l’administrateur passe par :

  • Une connaissance des exigences légales (Code civil et Loi sur les Compagnies)
  • Une bonne compréhension de l’importance des documents légaux (Lettres patentes, règlements généraux, registres officiels…)
  • Une connaissance de ce qu’on s’attend de la contribution personnelle de l’administrateur
  • L’existence d’un bon partage de responsabilité entre le CA et la direction générale
  • L’admission des limites du pouvoir d’administrateur
  • Une valorisation du sentiment d’appartenance au groupe d’administrateurs
  • Le soutien à un climat de confiance favorisant la délégation

Les éléments abordés lors d’une formation :

  • Les rôles du conseil d’administration
  • Les responsabilités légales de l’administrateur
  • Les devoirs des administrateurs
  • Rôles des officiers
  • Rôle et responsabilités de la direction générale
  • La vie démocratique
  • L’assemblée générale
  • Les pratiques de saine gouvernance

Il y a huit principaux rôles réservés exclusivement au CA. Mais il faut avoir en tête trois prémisses fondamentales[1] :

  • Le Conseil d’administration a des rôles à jouer qui lui sont propres, différents de ceux de la permanence.
  • L’apport des administrateurs est une valeur ajoutée à l’ensemble organisationnel.
  • Toute politique écrite permet d’augmenter l’efficacité du fonctionnement d’un Conseil d’administration en réduisant les zones d’incertitudes.

La présidence et la direction générale

Sur le plan de la gouvernance, le rôle de président est majeur. On le considère comme le gardien de la gouvernance. Il doit s’assurer que les règles de gouvernance sont appliquées.

Son attitude envers les autres administrateurs sera déterminante pour le climat des échanges pendant les délibérations du conseil. Il vise les consensus, le plus possible. Il dirige une équipe. Si une décision devait être prise à la suite d’un vote divisé, il s’assure que les opposants demeurent fidèles au groupe et qu’ils font toujours partie de l’équipe.

Le président du conseil et le directeur général œuvrent de concert pour l’accomplissement de la mission de l’organisme. Ainsi, un directeur général qui joue bien son rôle et qui agit avec un président bien secondé par un conseil fort constituent d’excellentes bases pour atteindre les résultats voulus. La synergie qui s’en dégage influence tous les acteurs engagés dans l’action ainsi que les partenaires et autres organisations du milieu.

La gouvernance

La gouvernance se comprend aisément et se pratique mieux lorsqu’on connaît la portée du rôle d’administrateur.

On voudra se doter de politiques qui encadreront les pratiques et assureront une gestion équitable et transparente. Ainsi, l’une des principales politiques à mettre en place concerne la gestion des ressources financières. Il y a également la politique de gestion des ressources humaines qui régit les conditions de travail et la rémunération du personnel. Bien d’autres politiques peuvent venir en aide aux administrateurs. Le principe est, qu’une fois adoptées, elles devraient régler une foule de questions qui étaient discutées auparavant au conseil ou laissées à la discrétion du directeur général.

Des questions pratiques

Des questions fréquentes font l’objet d’échanges lors des sessions de formation. Parfois, les réponses méritent d’être nuancées dans le contexte d’une saine gouvernance. Parfois c’est l’aspect légal qui l’emporte. Voici des exemples de questions.

  • Pouvons-nous inviter des observateurs dans les réunions du conseil ? test
  • Le personnel de la direction générale a-t-il accès aux procès-verbaux du conseil ?
  • Un administrateur peut-il être démis de ses fonctions ?
  • Est-ce que l’organisme pourrait se porter acquéreur d’un immeuble ?
  • Est-ce que le CA peut avoir un administrateur mineur (18 ans et moins) ?
  • Est-ce que l’organisme peut exploiter un commerce et faire des profits ?
  • Quel est le nombre idéal d’administrateurs au conseil ?
  • Devrait-il y avoir une limite du nombre de renouvellements du mandat d’un administrateur ?

Où suivre la formation ?

Références
[1] Roméo Malenfant, Ph. D., La Gouvernance stratégique d’un organisme sans but lucratif, Éd. D.P.R.M., 7e édition, 2018, p.168

Ce blogue fut rédigé par Richard Lapointe, bénévole expert en gouvernance.

Autres blogues ou articles sur le sujet

Partenariat avec l’Université Laval

Dans le cadre de la Semaine UL pour toujours 2020, les diplômées de l’Université Laval Catherine Bernier, bénévole experte en communication, conseillère en communication à l’Aéroport international Jean-Lesage de Québec et Marie-Eve Lachance, directrice générale de l’Association bénévole Côte-de-Beaupré, ont échangé sur les retombées personnelles, professionnelles et sociales indéniables de ce type d’engagement avec Luc Audebrand, Ph.D., professeur titulaire de la Chaire de leadership en enseignement sur l’engagement social du Département de management de la Faculté des sciences de l’administration de l’Université Laval.

Bénévoles d’Expertise (BE), la Fondation de l’Université Laval (FUL) et l’Université Laval (UL) se sont récemment alliés afin de favoriser l’engagement social des membres de la communauté universitaire par le bénévolat de compétences.

Bénévoles d’Expertise se réjouit de ce partenariat avec l’Université Laval. Il est ravi de voir une organisation reconnue et prestigieuse croire en sa mission et sensibiliser ses gens au don de talent. « Le déploiement de BE et du bénévolat de compétences auprès des diplômés, des employés, des retraités de l’Université Laval tombe à point considérant que les besoins en bénévoles experts augmentent. En ce temps de pandémie, les OBNL ont subi de durs coups, ont beaucoup de défis à relever, ont besoin d’être accompagnés », affirme Christine Hébert, présidente du CA de BE.